Формирование актов КС-2 и КС-3 в электронном виде

В этой статье мы расскажем, как заполнить закрывающие документы правильно и автоматизировать формирование КС-2 и КС-3 в программе «Цифровое управление строительством».

Что такое КС-2 и КС-3

КС-2 ― это форма акта о приемке выполненных работ в строительстве. Его подписывают заказчик и подрядчик (п. 4 ст. 753 Гражданского кодекса РФ). Это первичный учетный документ, который подтверждает, что подрядчик выполнил работы по договору, а заказчик их принял и не имеет претензий к качеству. Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные учетные документы составляют при совершении факта хозяйственной жизни.

На основе акта приемки заполняют еще одну форму — КС-3 — справка о стоимости выполненных работ. В ней указывают стоимость строительно-монтажных работ, предусмотренных сметой, и дополнительные затраты за отчетный период. Эту справку заказчик использует для расчетов с подрядчиком.

Утвержденные форматы документов

Акты КС-2 и КС-3 можно оформлять как в бумажном, так и в электронном виде — на выбор застройщика. Формы бумажных документов утверждает руководитель компании (п. 4 ст. 9 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Требования к ведению электронной исполнительной документации изложены в ГОСТе Р 70108−2022, утвержденном Приказом Росстандарта от 19 мая 2022 года № 337-ст. Формы электронного акта о приемке выполненных работ и справки об их стоимости утвердила Федеральная налоговая служба Приказом от 28.07.2022 N ЕД-7−26/691@.

В форме КС-2 указывают информацию о:

номере документа, дате его составления и отчетном периоде;
заказчике и подрядчике;
договоре;
порядковом номере, позиции в смете и наименовании выполненных работ;
сроке их сдачи;
объеме работ и единицах измерения;
цене за единицу и общей стоимости.

КС-3 включает в себя сведения о:

номере документа, дате его составления и отчетном периоде;
инвесторе, заказчике и подрядчике;
объекте строительства;
договоре подряда;
наименовании и объеме выполненных работ;
стоимости выполненных работ с начала их проведения, с начала года и за отчетный период.

Как правильно заполнить КС-2 и КС-3

Форму КС-2 заполняют по данным журнала учета выполненных работ или графика производства работ. Общую стоимость указывают с учетом НДС. НДС выделяют отдельной строкой в графе «Итого по справке».

Если у заказчика есть претензии к качеству, срокам или объему работ, это нужно зафиксировать в акте.

В КС-3 отражают расходы на выполнение работ по смете и дополнительные затраты.

Если договор предполагает выполнение работ в несколько этапов, то справку об их стоимости оформляют для каждого этапа. Расходы указывают нарастающим итогом с начала выполнения работ, включая отчетный период; нарастающим итогом с начала года и за отчетный период.

Федеральная антимонопольная служба отмечает, что, если в актах указаны не все обязательные данные, такие документы не могут служить основанием для предоставления вычета НДС, потому что по ним нельзя определить объем и стоимость выполненных работ (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 5 августа 2010 г. по делу № А70−11014/2009).

Рассматривая одно из дел, ФАС Московского округа сделала вывод, что заказчик не вправе отказаться оплачивать расходы из-за того, что в акте не заполнены поля «Номер акта», «Инвестор» и «Код формы» (постановление от 4 сентября 2009 г. № КА-А40/7263−09).

Формирование электронных актов КС-2 и КС-3 в программе ЦУС

Для работы в ЦУС компании не нужно выделять специально обученного сотрудника — оператора системы. Закрывающие документы в системе оформляет сметчик подрядной организации.

КС-2 и КС-3 формируются в программе в электронном формате, и потом их можно использовать для подготовки отчетов и аналитики. Чтобы оформить акты КС-2 и КС-3, сначала в системе нужно создать график производства работ и заполнить плановые и фактические объемы в отчетные периоды.

Сформировать КС-2 можно двумя способами.

Первый способ. Заполнять ГПР ежедневно или еженедельно как Журнал учета выполненных работ (КС-6а) и отражать в нем строительную готовность объекта. В форме КС-2 нужно будет указать отчетный период, и на основании внесенных в ГПР объемов программа автоматически сформирует акт КС-2.

Второй способ. Внести в ГПР согласованный к закрытию объем сразу за отчетный период. На основании его также автоматически сформируется акт КС-2.
Заполненную форму КС-2 исполнитель отправляет на согласование заказчику прямо в системе. Обе стороны подписывают форму КС-2 с помощью квалифицированных электронных цифровых подписей.

Справка КС-3 формируется автоматически на основании проведенных (акцептированных) в программе актов КС-2. Данные о стоимости работ распределяются в КС-3:

по периодам: с начала строительства, с начала года, за отчетный период;
по видам капитальных затрат: СМР, оборудование, прочие или по сметам (по согласованной форме с заказчиком).

Если у вас остались вопросы по формированию закрывающих документов в ЦУС, посмотрите видеоинструкцию.